Seguridad
Hoy en día todo el mundo tiene claro que es imprescindible disponer de un sistema de seguridad en el ordenador. Lo habitual es disponer como mínimo de un antivirus, especialmente si el sistema tiene acceso a internet.Pero también debemos tener en cuenta la seguridad interna, que muchas veces se descuida. Es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documentos en entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden utilizar una misma máquina. Por ejemplo, en una empresa un empleado puede tener acceso a un ordenador con documentos que no debería poder modificar porque pertenecen a otro empleado de otro turno distinto.
En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos.
Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:
- Añadir contraseña a un documento.
- Controlar quién puede abrir, modificar o imprimir un documento.
- Identificar al autor del documento por medio de la firma electrónica.
- Proteger el documento contra virus de macros.
- Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que conviene completar con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.
- Añadir contraseña al documento
Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignándole una contraseña para que únicamente la persona que conozca esa contraseña pueda abrir y modificar el documento.
Una contraseña (o password) es una combinación de caracteres que pueden contener tanto letras como números y que utilizan un sistema de cifrado para convertir el texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables.
Accediendo por la pestaña Archivo > Información pulsaremos el botón Proteger documento y elegimos la opción Cifrar con contraseña. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo desde el que introduciremos la contraseña.
Al escribir una contraseña nos aparece otro cuadro de diálogo para que volvamos a repetir la contraseña. Así el sistema se asegura de que se ha introducido correctamente y sin errores tipográficos.
- Restricciones de formato y edición
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el formato de nuestro documento.
Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no pueden realizar ningún cambio de formato.
Para habilitar esta característica debemos acceder a la pestaña Revisar y seleccionar Restringir edición.
Los estilos que vemos marcados son los que están permitidos. Desmarcar una casilla implicaría dejar de permitir la modificación del estilo en sí, es decir, bloquearlo.
Disponemos de tres botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mínimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos según el criterio de Word.
Ninguno. No deja marcado ningún estilo.
Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.
En el panel Restringir formato y edición el tercer paso es Comenzar a aplicar. Se activa el botón Si, aplicar la protección. Al pulsar sobre este botón nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contraseña, para que posteriormente podamos desactivar esta restricción.Para desactivar esta restricción en este mismo panel debemos pulsar sobre el botón Suspender la protección que aparecerá. Nos aparece un diálogo donde debemos introducir la contraseña y pulsar Aceptar.
Con esta restricción podemos determinar que tipo de edición permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edición que vamos a ver a continuación.
Al activar la casilla Permitir sólo este tipo de edición en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edición.
Podemos seleccionar qué tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasiones podremos seleccionar qué usuarios pueden realizar las modificaciones.
Cambios realizados. Esta opción permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados serán resaltados.
Comentarios. Con esta opción los usuarios únicamente pueden introducir comentarios sobre el documento.
Rellenando formularios. Con esta opción los usuarios solo podrán escribir en las áreas de los formularios.
Sin cambios. Esta opción es la más restrictiva, no permite realizar ningún cambio, equivale a sólo lectura.
En la categoría Opciones de privacidad disponemos de una serie de opciones de confidencialidad, como vemos en esta imagen:
Podemos seleccionar:
Quitar información personal... Si seleccionamos esta opción al guardar el documento en Word, eliminará la información relativa a la autoría del documento, es decir los campos relativos al autor del documento como nuestro nombre y demás se dejarán en blanco.
Avisar antes de imprimir... Esta opción permite que seamos avisados antes de imprimir, guardar o enviar un archivo con modificaciones.
Almacenar números aleatorios... Word al guardar un documento le asigna un número para posteriormente identificarlo, esta opción genera un número aleatorio para el identificador del documento.
Hacer visible el marcado oculto... Esta opción muestra las marcas ocultas al abrir o guardar un documento.
5 comentarios:
Se requiere de mucha paciencia para hacer un blog como el suyo eh profe solamente usted tiene esa paciencia y muchas felicidades por este blog que nos va a servir para los examenes y para los intramuros
LUIS FELIPE RANGEL LINARES (MEMIN) 102
GRACIAS PROFE POR AYUDARNOS CON NUESTRAS TAREAS POR MEDIO DE ESTE BLOG QUE CREO QUE USTED ISO CON MUCHAS GANAS Y SOBRE TODO PACIENCIA
PASCUAL PABLO BARRIGA 101
esta grandioso su blog felicidades
marco antonio =102=
me gusto mucho su blog me párese grandioso que dedique un tiempo en hacer esto que nos sirve a nosotros para estudiar.
(gracias)
luis mario Hermenegildo guevara.=102=
profe apure le con su blog no a publicado nada nuevo
marco a 102
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!!Gracias¡¡